உலகம் முழுவதும் தொழிற்சாலைகள், அலுவலகங்கள், மருத்துவமனைகள், கல்வி நிறுவனங்கள் மட்டுமல்லாது, இன்றைய டிஜிட்டல் வேலைச்சூழல்களிலும் பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படும் மேலாண்மை நடைமுறையாக 5S முறை உருவெடுத்துள்ளது. இது வெறும் சுத்தம் செய்வதற்கான ஒரு திட்டமல்ல. ஒழுக்கம், பொறுப்பு, செயல்திறன் மற்றும் பண்பாட்டு மாற்றத்தை அடிப்படையாகக் கொண்ட முழுமையான ஒரு சிந்தனை முறை எனக் கருதப்படுகிறது.

. இன்று, உற்பத்தித் துறைகள் மட்டுமன்றி, சேவைத் துறை, அரச நிறுவனங்கள், சிறு தொழில்கள் என அனைத்திலும் 5S ஒரு அத்தியாவசிய மேலாண்மை கருவியாகப் பார்க்கப்படுகிறது.

5S என்றால் என்ன?

5S என்பது ஜப்பானிய மொழியில் தொடங்கும் ஐந்து சொற்களின் சுருக்கமாகும். அவை:

1. Seiri (செய்ரி – தேவையற்றவற்றை நீக்குதல் / Sort)

2. Seiton (செய்டோன் – ஒழுங்காக அடுக்குதல் / Set in Order)

3. Seiso (செய்சோ – சுத்தம் செய்தல் / Shine)

4. Seiketsu (செய்கெட்ஸு – தரநிலைப்படுத்தல் / Standardise)

5. Shitsuke (ஷிட்ஸுகே – ஒழுக்கத்தை நிலைநிறுத்தல் / Sustain)

இந்த ஐந்து படிநிலைகளும் ஒன்றோடொன்று இணைந்தவை. ஒவ்வொன்றும் தனித்தனி செயற்பாடாக இருந்தாலும், அவை ஒன்றாகச் செயல்படும் போதுதான் 5S முழுமையான பலனைத் தருகிறது.

1. Seiri – தேவையற்றவற்றை நீக்குதல் (Sort)

5S முறையின் முதல் மற்றும் மிக முக்கியமான படிநிலை ‘செய்ரி’. இதன் பொருள், வேலை இடத்தில் உண்மையில் தேவையானவற்றையும் தேவையற்றவற்றையும் தெளிவாகப் பிரித்தறிதல்.

பல நிறுவனங்களில், பயன்பாடின்றி கிடக்கும் கோப்புகள், பழைய கருவிகள், செயலற்ற உபகரணங்கள் வேலை இடத்தை நிரப்பி, செயல்திறனை குறைக்கின்றன. இவை வெறும் இடத்தை மட்டுமல்ல, நேரம், கவனம் மற்றும் மன ஆற்றலையும் வீணாக்குகின்றன.

‘செய்ரி’யின் அடிப்படை கேள்வி எளிதானது:
“இது இப்போது தேவையா?”
தேவையில்லையெனில், அதை அகற்ற வேண்டும், சேமிக்க வேண்டும் அல்லது முறையாக ஒழிக்க வேண்டும்.

இந்த செயல்முறை, நிறுவனங்களைப் பொருளாதார ரீதியாகவும் மனநிலையிலும் இலகுவாக்குகிறது. குறைவான பொருட்கள், தெளிவான கவனம்.

2. Seiton – ஒழுங்காக அடுக்குதல் (Set in Order)

தேவையானவற்றை மட்டும் வைத்த பிறகு, அடுத்த படிநிலை ‘செய்டோன்’. இதன் பொருள், அவசியமான பொருட்களை எளிதில் எடுக்கவும், பயன்படுத்தவும், மீண்டும் அதே இடத்தில் வைக்கவும் வசதியாக ஒழுங்குபடுத்துதல்.

ஜப்பானிய 5S தத்துவத்தில் பிரபலமான ஒரு கருத்து உள்ளது:
“ஒரு பொருளுக்கு ஒரு இடம்; அந்த இடத்தில் அந்தப் பொருள்.”

அலுவலகத்தில் கோப்புகள், தொழிற்சாலையில் கருவிகள், மருத்துவமனையில் உபகரணங்கள் – அனைத்தும் தெளிவாக குறியிடப்பட்டு, ஒழுங்காக வைக்கப்பட வேண்டும். இதனால் தேடலில் வீணாகும் நேரம் குறையும், பிழைகள் குறையும், பாதுகாப்பு அதிகரிக்கும்.

‘செய்டோன்’ என்பது வெறும் அழகுக்கான ஒழுங்கமைப்பு அல்ல; அது செயல்திறனை உயர்த்தும் ஒரு அறிவியல் நடைமுறை.

3. Seiso – சுத்தம் செய்தல் (Shine)

மூன்றாவது படிநிலை ‘செய்சோ’. இதன் நேரடி அர்த்தம் சுத்தம் செய்வதாக இருந்தாலும், 5S தத்துவத்தில் இது அதைவிட ஆழமானது.

சுத்தம் செய்வது என்பது ஆய்வும் ஆகும். இயந்திரம் சுத்தம் செய்யும்போது அதன் குறைபாடுகள் தெரியும். அலுவலகத்தை சுத்தம் செய்யும்போது செயல்முறை குறைபாடுகள் வெளிப்படும்.

செய்சோ, வேலை இடத்தை பாதுகாப்பாகவும், ஆரோக்கியமாகவும் மாற்றுகிறது. மேலும், பணியாளர்களிடையே பொறுப்புணர்வையும் உரிமை உணர்வையும் உருவாக்குகிறது.

சுத்தமான வேலை இடம் என்பது ஒரு நிறுவனத்தின் ஒழுக்கத்தையும் தொழில்முறையையும் பிரதிபலிக்கிறது.

4. Seiketsu – தரநிலைப்படுத்தல் (Standardise)

முதல் மூன்று S-களான செய்ரி, செய்டோன், செய்சோ ஆகியவற்றை தொடர்ச்சியாக பேணுவதற்கான படிநிலையே ‘செய்கெட்ஸு’.

இதன் பொருள், நடைமுறைகளை தரநிலைப்படுத்துதல். சுத்தம் எப்போது, எப்படி செய்ய வேண்டும்? ஒழுங்கமைப்பு விதிகள் என்ன? யார் பொறுப்பு?

வண்ணக் குறியீடுகள், அடையாள பலகைகள், சோதனைப் பட்டியல்கள், வழிகாட்டி குறிப்புகள் போன்றவை இங்கே முக்கிய பங்கு வகிக்கின்றன. தரநிலைகள் இல்லையெனில், 5S ஒரு தற்காலிக முயற்சியாக மாறிவிடும்.

5. Shitsuke – ஒழுக்கத்தை நிலைநிறுத்தல் (Sustain)

5S முறையின் மிகக் கடினமானதும், மிக முக்கியமானதும் ‘ஷிட்ஸுகே’. இதன் பொருள், ஒழுக்கம், பழக்கம் மற்றும் தொடர்ச்சியான பின்பற்றல்.

பல நிறுவனங்கள் 5S ஐ ஆரம்பத்தில் உற்சாகமாக நடைமுறைப்படுத்துகின்றன. ஆனால் காலப்போக்கில் அது தளர்ந்து விடுகிறது. இதைத் தடுக்க, பயிற்சி, கண்காணிப்பு, தலைமைத்துவ முன்மாதிரி அவசியம்.

5S என்பது ஒருமுறை செய்யும் திட்டமல்ல; அது ஒரு பண்பாடு. ஒவ்வொரு பணியாளரும், மேலாண்மை முதல் அடித்தட்டு ஊழியர் வரை, இதை தமது பொறுப்பாக ஏற்க வேண்டும்.

5S: ஒரு மேலாண்மை கருவி அல்ல, ஒரு பண்பாட்டு மாற்றம்

5S முறை, உற்பத்தியை அதிகரிப்பதற்கான ஒரு கருவி மட்டுமல்ல. அது பணியாளர்களின் மனநிலையை மாற்றுகிறது, பாதுகாப்பை உயர்த்துகிறது, செலவுகளை குறைக்கிறது, தரத்தை மேம்படுத்துகிறது.

இன்றைய வேகமான, போட்டி நிறைந்த உலகில், வளங்கள் குறைந்தபோதும் சிறப்பாக செயல்பட வேண்டிய கட்டாயம் உள்ளது. அந்தச் சூழலில், 5S போன்ற அடிப்படை, ஆனால் சக்திவாய்ந்த முறை, நிறுவனங்களுக்கும் சமூகங்களுக்கும் ஒரு அவசியமாக மாறியுள்ளது.

ஜப்பானியர்கள் சொல்வது போல, “ஒழுங்கமைப்பு ஒரு பழக்கம்; பழக்கம் ஒரு பண்பாடு.”
அந்தப் பண்பாட்டை உருவாக்குவதில்தான் 5S-ன் உண்மையான வெற்றி அடங்கியுள்ளது.